Lietuvos viešasis sektorius kiekvienais metais inicijuoja daugybe statybos projektų, kurie dažnai būna skirti gerinti valstybės transport infrastruktūrą bei inžinerinių tinkle sistemas, ir, dažnu atveju, šie projektai būna finansuojami ES lėšomis. Tačiau, pastaruoju metu, galima pastebėti valstybinio sektoriaus statybos tendencijų pokyčių. Pavyzdžiui, daugėja inicijuojamų administracinės, sporto, specialiosios bei kitos paskirties pastatų statybos projektų, kurių poreikis iš esmės yra sąlygojamas viešojo sektoriaus šiuo metu naudojamos infrastruktūros nepakankamumo bei netinkamumo. Eksploatuojama sena infrastruktūra reikalauja didelių išlaikymo kaštų, dažnu atveju būna nepritaikyta institucijų vykdomai veiklai bei yra fiziškai ir morališkai pasenusi. Nenuostabu, kad kuo toliau, tuo dažniau institucijos nusprendžia investuoti į pakankamai didelės apimties rekonstravimo ar naujos statybos projektus ir taip suvaldyti netinkamos infrastruktūros problemą. Sparčiai didėjantis skirtingų statybos projektų poreikis priverčia institucijas susidurti su įvairiais iššūkiais.
Infrastruktūros projektai yra kompleksiniai ir jų tinkamas įgyvendinimas reikalauja specifinių žinių teisės, viešųjų pirkimų, inžinerijos, žmogiškųjų išteklių valdymo srityse. Bene ryškiausiai matoma sritis yra viešieji pirkimai, kurių pagalba viešasis sektorius įsigyja reikalingas paslaugas ir darbus, bei tokiu būdu įgyvendina suplanuotus projektus.
Viešųjų pirkimų vykdymas įgyvendinant statybos projektus
Viešųjų pirkimų vykdymą apibrėžia ir reguliuoja Viešųjų pirkimų įstatymas, ar laikomasi šio įstatymo prižiūri bei viešųjų pirkimų politiką įgyvendina Viešųjų pirkimų tarnyba. Atlikdamos viešuosius pirkimus viešojo sektoriaus institucijos įsigyja ne tik kasdienei veiklai reikalingas prekes, įrangą ar paslaugas, tačiau įgyvendina ir statybos projektus – įsigija įvairias inžinerines paslaugas ir statybos darbus. Pavyzdžiui, vien 2016 metais Lietuvoje viešųjų pirkimų buvo įvykdyta už maždaug 4.6 mlrd. Eur. Konkrečiai statybos darbams kismet išleidžiama apie 2,4 mlrd. Eur, o net apie 64 proc. šios vertės sudaro viešųjų pirkimų metu sudarytos sutartys, kurių vertė kasmet auga.
Galima atkreipti dėmesį, kad Viešųjų pirkimų įstatymas yra sudėtingas mechanizmas, kurio efektyviam veikimui užtikrinti būtina, kad kiekvienas dalyvis aiškiai suprastų savo pareigas ir atsakomybes, tinkamai ir laiku vykdytų jam paskirtas funkcijas. Tačiau praktikoje daugiausia iššūkių kyla ne dėl kiekvieno dalyvio savo funkcijų nesuvokimo, ne dėl vienodo Viešųjų pirkimų įstatymo traktavimo, o dėl perkančiosios organizacijos prasto pasiruošimo viešajam pirkimui bei aiškios projekto valdymo strategijos nebūvimo. Nagrinėjant viešųjų pirkimų vykdymą statybos srityje būtų galima paminėti šiuos kertinius aspektus į ką turėtų atkreipti dėmesį perkančiosios organizacijos:
1. Tikslus poreikio išaiškinimas. Ganėtinai paprastas, tačiau esminis momentas – tiksliai ir aiškiai (instituciniu lygiu) suprasti kokio rezultato tikimasi, kokia nauda bus sukurta bei kaip planuojamas projektas atrodys po 5, 10 ir 15 metų.
2. Projekto valdymo komanda. Kadangi statybos projektai yra pakankamai sudėtingi iš projekto valdymo pusės yra efektyvu sudaryti komandą, kuri būtų sudaryta iš skirtingos srities specialistų bei kuriai būtų sudarytos sąlygos tinkamai veikti. Būtų galima išskirti tokias pagrindines komandos pareigybes: projekto vadovas, viešųjų pirkimų specialistas, teisininkas, finansininkas. Projekto valdymo komandos nariai turėtų būti parenkami priklausomai nuo konkretaus projekto sudėtingumo. Galima pastebėti, kad trūkstamas kompetencijas galima įsigyti viešųjų pirkimų pagalba bei taip papildyti bei sustiprinti projekto valdymo komandą (projekto vadovais, inžinieriais, konsultantais, teisininkais, finansininkais ar kitais savi sirties ekspertais).
3. Projekto įgyvendinimo plano sudarymas. Nusistačius tikslą būtina numatyti veiksmus, komandos viduje apsibrėžti atsakomybes, numatyti užduotis bei nustatyti terminus užduočių įgyvendinimui. Svarbu atkreipti dėmesį, kad sudarytas planas turėtų būti nuolat sekamas bei pildomas projekto vadovo, tokiu būdu išlaikant tendencingą projekto tikslo siekimą iki projekto įgyvendinimo pabaigos.
4. Pasiruošimas Viešajam pirkimui. Galima pastebėti, kad projekto įgyvendinimo metu vykdomų viešųjų pirkimų sėkmę užtikrina ne vienas konkretus dokumentas, o dokumentų visuma. Pagrindiniai statybos projektų pirkimo dokumentai yra tarpusavyje glaudžiai susiję, todėl šioje stadijoje projekto valdymo komanda turėtų dirbti itin intensyviai. Projekto įgyvendinimo metu dažnai būna vykdomas ne vienas pirkimas, skelbiama bent keletas viešųjų konkursų, kurių tikslai ir apimtys taip pat būna susiję, todėl šioje vietoje svarbų vaidmenį turi parengtas Projekto įgyvendinimo planas. Vienu iš svarbesnių etapų būtų galima pavadinti statybos darbų įsigyjimo konkurso organizavimą. Šioje vietoje galima išskirti tokius pagrindinius reikalingus parengti
dokumentus:
a) Techninė specifikacija – kurioje turėtų būti aiškiai ir nedviprasmiškai aprašyti norimi įsigyti statybos darbai. Dažnu atveju, šį dokumentą atstoja iš anksto parengtas statybos projektas. Prie dokumento rengimo turėtų dirbti techninės srities ekspertai: projektuotojai, inžinieriai.
b) Konkurso sąlygos – nurodomos sąlygos, kuriomis yra vykdomas viešasis pirkimas, pateikiami kvalifikaciniai reikalavimai pirkime norintiems dalyvauti tiekėjams. Šį dokumentų komplekta turėtų rengti viešųjų pirkimų specialistai kartu su teisės bei inžinerijos ekspertais.
c) Rangos darbų sutarties projektas – iš anksto parengiamas ir pateikiamas norimos pasirašyti sutarties projektas. Dokumentą parengti turėtų teisės ekspertai, tačiau galutinis dokumento variantas turi būti nagrinėjamas ir techninės dallies specialistų bei viešųjų pirkimų sirties profesionalų.
5. Viešojo pirkimo vykdymas. Vykdant viešąjį pirkimą ir viešai paskelbus parengtus dokumentus būtina išlaikyti projekto valdymo komandos dėmesį bei koordinuoti savalaikį reikalingų specialistų įsitraukimą rengiant atsakymus į pirkimo metu užduotus klausimus. Svarbu paminėti, kad viešojo pirkimo metu tiekėjų pateikti klausimai bei organizacijos pateikti atsakymai į klausimus tampa sudėtinė vėliau pasirašytos Rangos sutarties dalis (pagal Viešųjų pirkimų įstatymą), todėl kiekvienas klausimas turėtų būti vertinamas itin atsakingai ir atsakymai ruošiami itin krupščiai.
6. Rangos sutarties valdymas. Laikas ir vieta, kada projekto valdymo komanda išnaudoja visas priemones ir įrankius (statybos projektą, Rangos sutartį, įsigytas išorines kompetencijas), kad suplanuoti bei įsigyti statybos darbai būtų įgyvendinti kokybiškai, laiku bei nebūtų viršytas numatytas biudžetas. Šioje stadijoje svarbu pastebėti, kad statybos darbų vykdymo eiga turėtų būti atidžiai inspektuojama. Tai momentas, kada anksčiau suplanuoti veiksmai turi virsti į fizinį produktą ir, šiuo momentu, bet kokie nesklandumai – darbų sustabdymai, vėlavimai, keitimai – kainuoja itin brangiai. Todėl visu statybos darbų vykdymo laikotarpiu turėtų būti dedamos maksimalios pastangos, kad vyktu sklandus bendravimas tarp projektuotojo, rango, ekspertų bei užsakovo atstovų. Galima atkreipti dėmesį, kad statybos darbų vykdymo momentu perkančiajai organizacijai (projekto valdymo komandai) itin naudinga vykdyti reguliarius susitikimus su rangovo bei projektuotojų atstovais. Ir visi susitikimai turėtų būti protokoluojami bei vedami užsakovo atsotvų – tos pačios projektų valdymo komandos atstovų. Tik tokiu būdu galima suvaldyti statybos metu vykdomą aibę procesų, suprasti kas ir kodėl konkrečiu momentu vykdoma. Viešajam sektoriui subūrus kvalifikuotą komandą, preciziškai paruošus pirkimo dokumentus bei kontroliuojant įsigytų paslaugų ir darbų vykdymo eigą būtų galima pastebimai efektyviau išnaudoti projektams skirtas lėšas ir sėkmingai planuoti kompleksinius didelės apimties statybos projektus.
Kokia sėkminga projektų įgyvendinimo formulė?
Apibendrinus pateiktą informaciją galima atkreipti dėmesį, jog bent vieno iš aukščiau nurodytų punktų netikslus ar nesavalaikis įvykdymas gali stipriai įtakoti norimo įgyvendinti statybos projekto sėkmę – išbranginti projektą, turėti poreikių neatitinkančią infrastruktūrą, nepasiekti užsibrėžtų terminų ar apskritai neužbaigti projekto įgyvendinimo. Vien viešųjų pirkimų įstatymo būvimas ir kontroliuojančių institucijų veikimas toli gražu neužtikrina sėkmingo statybos projektų įgyvendinimo.
Akivaizdu, kad norint pasiekti, jog viešajame sektoriuje statybos projektai vyktų sklandžiai, nebūtų skelbiamos neaiškios ir dviprasmiškos konkurso sąlygos bei projektų įgyvendinimo metu būtų išvengiama konfliktų, projektams būtina ruoštis iš anksto, suburti reikiamos kompetencijos komandas bei stengtis valdyti situaciją veikiant pagal išanksto sukurtus planus.
